Telefone a tocar e ninguém atende: que opções tens, de facto?

É a opção que já vem incluída no plano da MEO, da NOS ou da Vodafone. Não custa nada e quem liga ouve a tua mensagem. O problema é que muita gente simplesmente desliga ao ouvir o sinal, porque não quer falar para uma máquina nem sabe se alguém vai ouvir. O recado, quando fica, vem muitas vezes sem nome nem número.

Também há o trabalho de a ouvires. Uma caixa de voz que ninguém consulta durante dois dias é pior do que não ter nenhuma, porque transmite uma promessa que não cumpres. Para quem só recebe um ou dois recados por semana, serve. Com mais movimento, torna-se mais uma tarefa pendente.

É o que a maioria faz por defeito. Funciona quando a pessoa deixou a chamada no registo e tu tens o hábito de devolver em poucos minutos. Mas a chamada perdida de um número desconhecido nem sempre é atendida de volta: quem ligou pode estar numa reunião, a conduzir, ou já ter ligado ao negócio seguinte na lista.

Para quem procura uma marcação, o tempo conta. Quem não é atendido às 12h30 e recebe uma chamada às 15h tem boa probabilidade de já ter resolvido o assunto. Se vais por esta via, define uma hora fixa para devolver chamadas e cumpre-a. Sem rotina, vira esquecimento.

O desvio de chamadas ao fim de uns toques passa a chamada para outro número, o teu telemóvel ou o do sócio. Resolve o caso de quem sai da loja ou do consultório. É barato e a configuração leva minutos, como explicamos noutro artigo deste blog.

A limitação é óbvia: o telemóvel toca no mesmo momento em que estás ocupado, e a pessoa ao lado fica à espera. Também mistura vida pessoal e trabalho, com chamadas do negócio ao domingo à noite. Para um negócio com duas ou mais pessoas, o desvio entre elas funciona bem; para um profissional sozinho, só adia o problema.

É uma voz com inteligência artificial que atende em português europeu, percebe o que a pessoa quer, responde ao que é simples, como o horário e a morada, e regista a marcação ou o recado. Funciona ao almoço, à noite e ao fim de semana, sem pedir férias.

Tem limites. Não decide casos que exigem julgamento, não substitui uma conversa difícil com um paciente e, pela lei europeia, deve dizer logo que é uma IA. Há quem prefira falar com uma pessoa, e deves deixar essa saída aberta, por exemplo com o teu número direto para quem insistir. O ponto a verificar é se grava ou não as chamadas, por causa do RGPD.

Conta quantas chamadas perdes por semana e quantas delas eram marcações novas. Com duas ou três, uma caixa de voz bem gravada e uma hora fixa para devolver chamadas bastam. Com dez ou mais, o tempo gasto a ligar de volta já pesa, e uma assistente compensa mais do que contratar uma pessoa só para o telefone.

Qualquer que seja a escolha, testa-a como se fosses cliente. Liga do teu telemóvel, a meio da manhã e ao almoço, e vê o que ouves. Há quem descubra só assim que a caixa de voz está cheia há semanas.